Timing ist alles, wenn es darum geht, eine Antwort auf Ihre E-Mail zu erhalten – und anscheinend wird das Versenden einer E-Mail am Sonntagnachmittag höchstwahrscheinlich eine Reaktion von Ihrem Team hervorrufen.
Das geht aus einer kürzlich durchgeführten Studie hervor, die herausfand, dass die beste Zeit zum Versenden interner E-Mails an einem Sonntag zwischen 15 und 18 Uhr ist.
Nach der Untersuchung von 8,7 Millionen E-Mails stellte das Kommunikationssoftwareunternehmen Axios HQ fest, dass E-Mails, die in diesem Zeitraum gesendet wurden, eine 94%ige Chance hatten, geöffnet zu werden, im Vergleich zu einer üblichen Öffnungschance von 50 bis 76% während des Rests der Woche.
Die zweitwirksamste Zeit, um Ihr Team zu erreichen, ist laut den Forschern an einem Sonntag von 18 bis 21 Uhr, wenn E-Mails eine Öffnungsrate von 86% haben.
Nachrichten, die zu diesen Zeiten gesendet werden, profitieren von „geringer Konkurrenz“, weil sie nicht um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter mit Montagmorgenbesprechungen und dem stetigen Strom von E-Mails kämpfen müssen.
Aber verwechseln Sie die Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter nicht mit Zufriedenheit: Obwohl E-Mails, die am Sonntagnachmittag gesendet werden, eine bessere Reaktionsrate haben als an einem geschäftigen Arbeitstag, werden sie wahrscheinlich keine positive Reaktion hervorrufen.
Vorherige Forschungen warnen davor, dass Wochenend-E-Mails das Schlimmste sind – wenn es Ihnen um die mentale Gesundheit der Mitarbeiter geht.
Die Technik ist zunehmend invasiv in das Leben der Menschen außerhalb der Arbeitszeit geworden, und frühere Untersuchungen haben gezeigt, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, abzuschalten und Sonntagnachtsängste zu bekommen, weil sie immer erreichbar sind.
Dr. Matthew Davis, außerordentlicher Professor an der Leeds University Business School, bezeichnet dieses moderne Phänomen als „Techno-Invasion“.
Er sagte der Times (UK), dass dies „mit Menschen verbunden ist, die sich gestresster fühlen, weniger zufrieden mit ihrer Arbeit und ihrer Work-Life-Balance sind.“
„Meine Sorge wäre, wenn die Leute das sehen und denken, ich werde das jetzt routinemäßig am Wochenende beginnen zu senden“, fügte er hinzu. „Denn für einige Leute ist das in Ordnung…aber es gibt einen guten Anteil von Menschen, für die dies zu diesem Gefühl einer Belastung beiträgt.“
Dr. Laura Giurge, Assistenzprofessorin am Department of Psychological and Behavioral Science an der London School of Economics, äußerte sich in ihrem Bericht von 2021 zu außerhalb der Arbeitszeiten gesendeten E-Mails, dass sie die Mitarbeiter wahrscheinlich das Gefühl haben lassen, dass sie rund um die Uhr arbeiten müssen.
„Sender unterschätzen, wie stressig außerhalb der Arbeitszeiten gesendete E-Mails für Empfänger sind“, schrieb sie. „Anders ausgedrückt, wenn wir als Sender in unser Postfach schauen, scheinen wir die Auswirkungen zu unterschätzen, die unser Verhalten außerhalb der Arbeitszeiten auf das Wohlergehen anderer haben kann.“
Aber es ist klar aus der Forschung von Axios, dass die Menschen wahrscheinlich bereits wissen, dass das Versenden einer E-Mail am Sonntagabend bei Mitarbeitern oder Kollegen nicht gut ankommt, denn die Daten zeigen, dass sie es im Allgemeinen vermeiden, dies zu tun, außer in Notfällen.
Trotz der schnellen Reaktionsrate ist das Wochenende die unbeliebteste Zeit zum Versenden von E-Mails: Die Forscher fanden heraus, dass E-Mails, die an einem Samstag und Sonntag gesendet werden, in der Regel „essentielle Kommunikationen“ sind und nur 2% der in dieser Woche versendeten E-Mails ausmachen.
Es gibt einen Unterschied zwischen geöffnet werden und gelesen werden.
Der Bericht wies auch darauf hin, dass das Risiko besteht, dass eine E-Mail geöffnet, aber dann ignoriert wird, weil die Mitarbeiter über den Zeitpunkt der Nachricht verärgert sind.
„Versandzeiten bedeuten nicht immer Lesefenster“, gaben die Forscher zu, während sie hinzufügten, dass der Prozentsatz der Mitarbeiter, die die E-Mail geöffnet haben, nicht widerspiegelt, ob sie richtig gelesen oder beantwortet wurde.
Letztendlich sollten Manager, die wirklich eine Antwort auf eine dringende E-Mail benötigen, Giurges Rat befolgen und in der Betreffzeile ihrer E-Mail klar angeben. „Um anderen zu helfen, ihr Wohlergehen zu schützen, ist es wichtig, die Zeitrahmen unserer Anfragen klar zu definieren“, betonte sie.
Ebenso sollten diejenigen, die am Sonntag nicht dringende E-Mails senden, dies auch klar angeben, um von der schnellen Öffnungsrate zu profitieren, ohne das Wohlergehen der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.