HM Revenue and Customs schafft die jährliche Berichterstattung über Sachbezüge für Firmenwagen ab.
Die Reformen treten am 6. April 2026 in Kraft und da der Gesetzesentwurf erst 2025 veröffentlicht werden soll, stehen viele Flottenbetreiber vor knappen Fristen, um diese Änderungen umzusetzen.
Ab dem Steuerjahr 2026/27 müssen Arbeitgeber den Wert aller betrieblichen Zusatzleistungen (alles, was zusätzlich zum Gehalt angeboten wird) an HMRC über ihre Lohnabrechnungssoftware melden und die entsprechenden Steuern mit der gleichen Häufigkeit wie die Mitarbeiter einziehen – selbst wenn dies wöchentlich ist.
Obwohl einige Arbeitgeber bereits in dieses neue System eingestiegen sind, sammeln viele immer noch die Sachbezüge der Fahrer monatlich, melden sie am Ende des Finanzjahres mit einem P11d-Formular und ziehen die Steuern rückwirkend ein. Sie haben weniger als 18 Monate Zeit, um diesen Prozess umzustellen.
Simon Down, Direktor im Bereich Arbeitssteuern des Automobilteams von Deloitte, warnte vor möglichen administrativen Herausforderungen – wie zum Beispiel sicherzustellen, dass Fahrzeugänderungen häufiger an die Lohnabrechnung gemeldet werden, einschließlich Ausfallzeiten für Reparaturen und Leihwagen, die länger als 30 Tage genutzt werden.
„Ein Schlüsselrisiko besteht darin, dass bei einer Verringerung der Zeit für die Sammlung, Validierung und Verarbeitung von Flottendaten Fehler auftreten könnten“, sagte er. „Diese könnten zu einer sehr schlechten Erfahrung für die Mitarbeiter führen, wenn sie für Fahrzeuge besteuert werden, die nicht besteuert werden sollten, oder wenn es andere Probleme mit den Daten gibt, die nicht innerhalb des engen Abrechnungsfensters identifiziert und behoben werden.“
Die Reformen betreffen auch Gehaltsumwandlungsprogramme, bei denen Mitarbeiter die monatlichen Leasingkosten von ihrem Bruttogehalt zahlen und (wenn das Fahrzeug 75g/km CO2 oder weniger emittiert) Sachbezüge für die Nutzung des Fahrzeugs erhalten.
Cheryl Clements, Leiterin der Geschäftsentwicklung bei Tusker, sagt, dass die Einbeziehung von Sachbezügen den Fahrern transparentere, vorhersehbare monatliche Kosten bietet und das Risiko von Steuernachzahlungen reduziert. Sie rät jedoch dazu, frühzeitig einzusteigen – Unternehmen haben bis zum Beginn des Steuerjahres (am 6. April) Zeit, sich anzumelden.
„Sie haben noch fünf Monate, warum machen Sie es nicht ab April 2025?“ sagte sie. „Es wird nicht lange dauern, das einzurichten, und viele werden bis April 2026 warten. Wenn Sie Ihr Lohnabrechnungsteam oder Ihren Lohnabrechnungsanbieter einbeziehen müssen, könnten sie unter Druck stehen, alle einzurichten und an Bord zu holen.“
„Nehmen Sie Kontakt mit HMRC auf. Sprechen Sie dann mit Ihrem Lohnabrechnungsteam oder Ihrem Lohnabrechnungsanbieter, um zu sagen: ‚Das ist es, was wir gerne tun würden. Was müssen wir tun, um das zu erreichen?‘ Sie sollten das durch das System durchführen können.“