Setting your rates as a creative freelancer can feel like throwing darts at a moving target. Charge too little, and you risk burnout while barely covering your expenses. Charge too much, and potential clients might ghost you faster than you can say „invoice overdue“. So, how do you strike the right balance?
Pricing is one of the trickiest aspects of freelancing, and almost every creative has a horror story about undercharging, over-delivering, or being guilt-tripped into working for exposure. Maybe you’ve accepted a project that seemed well-paid, only to realize you’d overlooked travel costs. Perhaps you’ve spent hours agonizing over a quote, only for the client to disappear without a trace. Or worse—you’ve set your rates too low, found yourself drowning in work, and still struggled to pay the bills.
The good news? You’re not alone. Every freelancer goes through this, and with a bit of strategy, you can learn how to set rates that reflect your value, attract the right clients, and—most importantly—make freelancing a sustainable career.
To give you some pointers, we’ve gathered insights from experienced creatives who have learned, sometimes the hard way, how to price their work effectively. Oh, and you can read the full discussion on our new bespoke social network, The Studio. Don’t worry if you’re not a member yet: it’s totally free to join!
1. Start with the basics: cover your costs (all of them!)
Freelancing isn’t just about talent; it’s about sustainability. Your pricing needs to cover not only your creative time but also your expenses, taxes, and even those sneaky hidden costs—like travel.
Take it from Irene Ruby, artist and founder of Makings and Musings. „I have made mistakes in this area before,“ she admits. „I once said yes to an event that paid £150, but after buying all the supplies and covering my train fare, I ended up making a loss.“
Her advice? „Always make sure your pricing includes travel costs. Also, someone once told me that if everyone says yes to your prices without hesitation, you’re probably too cheap.“
2. Ask for the client’s budget up front
Time is money, and if a potential client can’t afford you from the start, it’s better to find out early. By doing this, you can save yourself from wasted negotiations and unrealistic expectations. So as a graphic designer and illustrator Nvard Yerkanian advises: „Always ask about the budget upfront. Nothing is worse than spending hours on calls and proposals, only to realize the client was expecting champagne on a soda budget.
„I either include this in a questionnaire or ask directly in the first conversation to make sure we’re aligned,“ she adds. „Similarly, sticking to my rates has been crucial. Clients who truly value your work will pay for it, and those who don’t will always try to negotiate down. Understanding your worth and confidently communicating it makes all the difference.“
3. Value-based vs output-based vs. hourly
Should you charge hourly, based on output, or switch to value-based pricing? Most of our contributors favor the latter, but in truth, each model has its pros and cons.
„I’ve been burned in each of these models,“ says brand designer Asa Rodger. „The biggest takeaway for me is to be crystal clear upfront about setting the boundaries, defining the Scope of Work, and ensuring agreements are locked in before starting the work. Quite often, things need to be slowed down in all the ’new work‘ excitement to tune in to those parts and make sure they’re covered. I’ve definitely shot myself in both feet lots of times.“
Over time, though, you should definitely think about which of the three models works best for you and settle on a direction. That’s exactly what Nvard has done. „Charging by the hour doesn’t work for me,“ she explains. „I work fast, and I refuse to be penalized for efficiency. Instead, I price based on the outcome, not the time spent. For me, project-based pricing, retainers, and licensing fees have been far more effective.“
4. Figure out your minimum rate
Knowing your worth is one thing, but you also need to know your minimum rate—the absolute lowest amount you’re willing to accept. Copywriter Denise Strohsahl lays out a practical approach.
„In my experience doing my own pricing and helping my clients with theirs, you need to come at this from two sides: what you need and what your clients are willing to pay,“ she says. „For this, it’s important to know what your expenses are, how much money you need—and want—to earn while taking taxes, buying new equipment, etc., into account.
„Next, decide how much you want to work over a week, month, or year and how many billable hours that leaves you with. This helps you define a minimum hourly or day rate. Then, figure out how long it takes you to build your product or deliver your service. Track your time and get an idea of how long things take you, including your non-billables. Last but not least, check what others are charging and what your ideal clients are willing to pay.
„Ideally, you want to end up with a rate that works for both you and your clients without looking too cheap, aka inexperienced or not confident in your own skills, or too expensive—aka exclusive, picky, or greedy.“
5. Don’t undervalue yourself just because a client has a tight budget
As we just mentioned, it’s important to consider what the client can afford. Many freelancers, though, make the mistake of pricing their services purely on that basis… rather than what their work is actually worth. Once, designer Abhinav Yadav was one of them.
„When I started out, my pricing was built upon what the client could afford,“ he remembers. „But over time, I’ve realized that there’s not a lot of point to it. Eventually, trying to meet the client’s budget leads to having too many clients and too little profit.
„Now my pricing model is built purely upon charging what I feel to be the value I’m creating for any business,“ he clarifies. „Ich erinnere mich daran, einen Beitrag von Simon Dixon, Mitbegründer von DixonBaxi, gelesen zu haben, der besagte: ‚Wenn sie es als Ausgabe betrachten, führen Sie das falsche Gespräch. Wenn sie es als Investition betrachten, sind Sie ausgerichtet.'“
Video Produzent Nick Hill stimmt zu. „Ich habe festgestellt, dass Geld irgendwie fraktal ist“, bemerkt er. „Für einen bestimmten Betrag wird es immer einen Kunden geben, für den dieser Betrag zu teuer ist, und einen anderen, der nicht einmal eine Zahlung in dieser Größenordnung durchführen könnte. Das Wichtigste, wie andere gesagt haben, ist herauszufinden, was etwas für den Kunden, mit dem Sie sprechen, wert ist, und einen Mindestbetrag festzulegen, den Sie nicht unterschreiten werden. Ich verfolge die Zeit für alles, was ich tue, um sicherzustellen, dass mein effektiver Stundenlohn nicht unter dieses Minimum fällt.“
Setzen Sie Grenzen und lassen Sie sich nicht schuldig fühlen.
Wenn Sie jemals einen Stundenlohn angegeben haben, nur um später festzustellen, dass das Budget des Kunden nicht einmal die Hälfte der erforderlichen Arbeit abdeckt, sind Sie nicht allein.
Künstler, Musterdesigner und Illustrator Sally Purser skizziert ein typisches Szenario: „Antworte auf einen Aufruf mit einem anständigen Stundenlohn, werde in das Projekt investiert, merke sehr schnell, dass sie keine Ahnung haben, wie viel Arbeit tatsächlich involviert ist, dann treffen sie auf ihr Budget… aber sie sind eine wirklich nette Person und du fühlst Mitleid mit ihnen, also nimmst du es trotzdem an!“
Es ist einfach, in diese Falle zu tappen, und wir alle tun es irgendwann. Aber zumindest das Erkennen bedeutet, dass Sie es beim nächsten Mal vermeiden können.
Bieten Sie Rabatte selektiv an.
Kunden, die versuchen, den Preis zu drücken, sind eine der größten Ärgernisse, mit denen ein Freelancer konfrontiert werden kann. Allerdings glaubt Asa, dass Sie manchmal tatsächlich davon profitieren können.
„Wenn der Kunde um einen Rabatt oder günstigere Preise bittet, antworte ich in der Regel, dass ich einen 5% Rabatt für Tagessätze für Buchungen länger als einen Monat anbieten kann, und 10% für Tagessätze über drei Monate“, erklärt er. „Das funktioniert gut für mich persönlich, da ich längere Buchungen für finanzielle Sicherheit mag, also bin ich glücklich, meine Preise ein wenig so zu verhandeln.“
Abschließende Gedanken: Verrechne, was du wert bist, und halte dich daran.
Letztendlich ist Freelancing ein Geschäft, und Ihre Preise sollten nicht nur Ihr Talent, sondern auch Ihre Zeit, Anstrengung und finanziellen Bedürfnisse widerspiegeln. Folgen Sie also diesen Tipps, und Sie werden nicht weit daneben liegen.
Berücksichtigen Sie immer Ihre Kosten, einschließlich Reisen und Materialien.
Fragen Sie den Kunden im Voraus nach dem Budget, um verschwendete Zeit zu vermeiden.
Erwägen Sie wertbasierte Preise anstelle von Stundenlöhnen.
Legen Sie einen Mindestsatz fest und halten Sie sich daran.
Lernen Sie von anderen, aber letztendlich verlangen Sie, was für Sie Sinn macht.
Am Ende des Tages geht es als kreativer Freelancer nicht nur um Leidenschaft – es geht darum, seinen Lebensunterhalt mit dem zu verdienen, was man liebt. Setzen Sie Ihre Preise selbstbewusst fest… und sagen Sie immer: „Nein, ich mache es nicht für die Bekanntheit.“